Недавно мы делали уборку в офисе – лишней бумаги скопилось очень много, несколько мешков. Пришлось сдавать в переработку. А если пересчитать на деньги, то потратили на бумагу не одну сотню рублей, не считая сумм на отправку документов контрагентам.

Что с этим делать, как сэкономить на бумаге? Оказывается, можно. Приведу пример компании «Ростелеком». Там год назад перешли на электронный документооборот и смогли сэкономить более 100 млн листов бумаги, более чем в два раза уменьшили потребление бумаги. И сохранили от вырубки больше 14 000 деревьев! Этот проект компании имеет название «Безбумажный офис».

Сейчас у них стоит задача увеличить долю электронного документооборота (ЭДО) до 90%. Конечно, это происходит не сразу, а постепенно и по плану, расписанному пошагово. Без цифровизации здесь не обойдешься, а с ее помощью нужно провести перестройку бизнес-процессов, отказаться от устаревших типов документов и развивать инструменты обмена информацией.

Для этого пришлось в прошлом году безоговорочно перейти на отечественное программное обеспечение, что позволило значительно повысить качество аналитики с принтеров и существенно сократить объем печати. Еще менять и процесс оформления договоров с агентами через оферту, перевести массовые виды документов на ЭДО, даже запустить сервис по выпуску усиленной квалифицированной электронной подписи для кадровых документов.

Приходится каждому объяснять, как это важно – экономить на потреблении бумаги. У нас как происходит – сегодня решили, завтра забыли. Здесь не так. Мероприятия по пропаганде снижения объемов печати и увеличения доли электронного документооборот проводятся постоянно.

Приходится убеждать не только своих работников сокращать потребление бумаги и расходных материалов, но и контрагентов. Результат налицо – растет эффективность и скорость в процессе трудовой деятельности, легче идет документооборот, сокращаются материальные затраты. Кроме того, все стало проще во внутренних процессах, финансовые риски потери документов минимизируются. Меняются и сами люди – они чаще задумываются о сохранности природы и заботятся о ней. С какой любовью они садят декоративные деревья на территории своих офисов в разных регионах России, привлекают тем самым всех окружающих к участию во флешмобе «Посади дерево».

Стратегия «Ростелекома» складывается из ответственности к сохранению окружающей среды. Забота о рациональном использовании природных ресурсов – это еще и устойчивое развитие страны в целом. Нужно малое – перестраивать бизнес-процессы и переходить на электронный документооборот.

– Да, это не быстро, но начинать-то надо кому-то! – сказал Григорий Кузьменко, директор Белгородского филиала ПАО «Ростелеком». – Благодарю своих коллег за веру и терпение в достижении поставленных целей за первый год проекта, а также за вклад в экологию. И в 2023 году мы продолжим работу в этом направлении, внесем свой вклад в сбережение наших лесов от вырубки и рек от загрязнений, тем самым сохраним баланс в природе, компенсируя углеродный след.

П. Голева